Програмот HELIX содржи бројни можности за внес на договорени услови за соработка со комитентите. Најголем интерес за сите комерцијалисти кои работат во секторите за продажба е можноста за внесување на договорени цени, рабати и рокови за плаќање кон купувачите. Исто така често има потреба да се ограничи можноста за издавање на нови фактури кон купувачи кои имаат одреден доспеан долг, како и следење на салдото и наплатата.
Внесување на договорени комерцијални услови кон купувачи
При дефинирање на нов комитент – купувач, или подоцна во текот на работата, може да се внесат одредени параметри со кои ќе се генерираат идните фактури кон тој комитент. По внесување на основните генералии на комитентот, доколку сакате да внесете предефиниран генерален рабат (кој би се однесувал на сите производи), или автоматски да се пополнува валутата за плаќање на фактурата според договорен рок, овие параметри се дефинираат во првиот таб – основни податоци при дефинирањето на комитентот.
За потребите на понатамошниот текст, дефинираме комитент со шифра 0001, како во прикажаниот пример.
Во овој дел има можност е за внесување на поголем број на други параметри од интерес на понатамошните комеријални анализи, кои нема детално да бидат разгледувани во ова упатство. Сепак во овој текст ќе биде објаснето користењето на параметарот „шифра за книжење“ кој се користи за поврзување на подкомитенти со главен комитент.
Во третиот таб на оваа форма – дистрибуција, се внесуваат ограничувањата за издавање на нови фактури за комитенти кои имаат доспеан долг. Ограничувањата може да зависат од еден или повеќе критериуми, како број на неплатени (а доспеани) фактури, вкупно доспеано салдо, или број на денови доцнење по истек на валутата од претходните фактури. Системот ќе смета дека за одреден комитент е поставен лимит ако се внесе вредност во полињата различна од нула. За специфични договори може и салдо од 0 денари да биде третирано како лимит, ако така се означи со дополнителното сетирање.
Дефинираме втор комитент, со шифра 0002, со лимити за издавање на фактури како на сликата.
Во овој таб се наоѓа и можноста за доделување на наменски ценовник со договорени цени и рабати за секој комитент засебно. Ценовникот претходно треба да биде дефиниран во менито шифрарници – ценовници.
Ќе дефинираме и трет комитент со шифра 0003, на кој ќе му доделиме претходно дефиниран наменски ценовник 003. Овој комитент ќе биде главен комитент кој ќе има и подкомитенти – подружници.
Дефинираме уште 6 нови комитенти, со шифри од 0004 до 0009, на кои исто така ќе им го доделиме ценовникот 003, и притоа во „шифра за книжење“ ја ставаме шифрата на главниот комитент – 0003.
Дефиниран е и пример за комитент со шифра 0000 како купувач кој плаќа во готово, со фискална сметка. Препорачливо е да постои ваков комитент за сите кои имаат потреба од продажба која не е „на фактура“.
Креирање на фактури кон купувачи
Со овие примери на вака дефинирани комитенти ќе го погледнеме процесот на формирање на нови фактури.
При креирање на фактура за комитентот со шифра 0001, веднаш се забележува дека по изборот на самиот комитент, се пополнуваат полињата за рок и рабат според податоците од шифрарникот на комитенти, додека истовремено се калкулира и датумот на валута согласно рокот и датумот на фактура кој дифолтно е од тековниот ден. Ако го промените датумот на фактура, соодветно се прекалкулирува и датумот на валута.
Дефинираниот генерален рабат ќе се пополнува автоматски во секоја ставка на таа фактура која ќе се додава во содржината, со можност за рачна промена на истиот.
За комитентот со шифра 0002 ќе видиме пример кога се обидуваме да креираме трета фактура, а претходно има две неплатени фактури со поминат рок за плаќање. Системот детектира дека се надминати еден или повеќе зададени критериуми како лимити, и соодветно јавува пораки (една или повеќе) и при тоа не дозволува креирање на трета фактура.
Вообичаено кога има главен комитент со подкомитенти, фактурите се издаваат на подкомитентите. Затоа ќе видиме пример за фактура кон комитентот со шифра 0007, кој е подкомитент на комитентот 0003.
При креирање на фактурата, веднаш по изборот на комитентот 0007, се пополнуваат и полињата за комитент – носител, како и полето за ценовник со предефинираниот ценовник доделен во шифрарникот на комитенти.
Значењето на врската на подкомитент со главен комитент – носител е повеќезначно, и се однесува на различни комерцијални извештаи, наплати на фактури и следење на салда. Ова подетално ќе биде објаснето во понатамошниот текст.
За корисниците на Helix програмот кој работат со модулот за финансово, овие фактури автоматски се книжат на комитентот – носител, и соодветно на тоа се следат тие финансиски картици.
Доделениот наменски ценовник на комитентот има функција да обезбеди издавање на производи кон комитентот според однапред договорени цени и рабати. Ова значи дека кога во содржината на фактурата се додава артикал кој е наведен во наменскиот ценовник со цена и евентуален рабат, системот ги предлага тие вредности, па дури и доколку на ниво на калкулацијата е доделен поинаков генерален рабат. Сепак ако во фактурата се внесува артикал кој не е содржан во наменскиот ценовник, тогаш системот ќе ја предложи цената од стандардниот ценовник дефиниран во шифрарникот на производи, и евентуалниот рабат од калкулацијата.
За подобар преглед на можностите за наплати на фактури кон подкомитенти, како и за следење на одредени извештаи, дефинираме уште 3 нови фактури кон комитенти кои како главен комитент го имаат 0003.
Наплата на фактури од материјално
Наплатата на фактурите од материјалното работење се врши со копчињата од десната страна во прегледот на излезни калкулации од магацин, и тоа со копчињата за наплата (Ф4) и масовна наплата. Опцијата за масовна наплата на курсни разлики нема да ја разгледуваме во ова упатство.
За наплата на единечна фактура, се користи копчето „Наплати (Ф4)“, при што се појавува прозорец каде се внесуваат наплатите на таа фактура (може да има и повеќе наплати на една фактура). Со кликање на „Нова“ наплата се отвара нов прозорец каде е предложен износ со кој целосно се наплаќа фактурата, но истиот може да се промени. Овде се евидентира датумот на наплата, како и некои други услови кои може да послужат во понатамошната евиденција.
Во приложениот пример внесуваме наплата на целиот износ од 15000 ден. на фактурата Ф00002 од комитентот 0002.
Со копчето „Масовна наплата“ се внесува вкупен износ на плаќање од комтентот, кој автоматски се распоредува на фактурите од тој комитент. Ако избраниот комитент всушност претставува главен комитент (носител) на фактури кон негови подкомитенти, системот и овие фактури ќе ги земе во предвид при распоредот на наплатата.
По внесување на вкупниот износ на наплата како и датумот на плаќање, може да се избере и начин на сортиње дали да биде според бројот на калкулацијата или според датумот на валута. Ова е особено корисно доколку има фактури кои се креирани подоцна но се со пократок рок за плаќање.
Доколку со масовната наплата се внесе износ кој е поголем од вкупниот долг на избраниот комитент, системот нуди избор автоматски да креира калкулација со авансна уплата за преостанатиот износ од плаќањето.
Во примерот кој е прикажан имаме масовна наплата за комитентот 0003 од 20000 ден., износ со кој целосно се плаќаат две фактури а третата е делумно платена.
Корисниците кои наплатите на фактурите ги евидентираат преку книжење на извод во финансов налог, исто така имаат целосен увид на плаќањата на фактурите и преку прегледите во материјално.
Прегледи од материјално – книга на фактури и спецификација по комитенти
Во делот за комерцијални прегледи од материјално има поголем број на различни извештаи, како за следење на издавањето и наплатата на фактурите, така и за следењето продажбата на одредени артикли или групи на артикли. Сепак во ова упатство ќе се задржиме само на книгата на фактури и спецификацијата по комитенти, со посебен акцент на следењето на реализацијата на фактури и наплати од комитенти – носители со подкомитенти.
Книгата на фактури дава можност за избор на фактури од само еден комитент, од главен комитент со подкомитенти, или од сите комитенти (ако нема избрано комитент). Покрај овој избор, тука е и изборот на период, магацин, како и бројни други услови за филтрирање, со што се овозможува корисникот да ја добие бараната информација.
Ќе погледнеме преглед на фактури кон подкомитенти со главен комитент – 0003. На овој начин добиваме листа само од овие фактури, со евиденција на наплата поединечно по фактура, како и вкупна евиденција за избраните фактури. Овој преглед може да се печати или да се експортира во Excel документ.
Спецификацијата по комитенти е наменета да се повикува за сите комитенти, со можност за сумарен преглед по главен комитент. И во овој преглед има бројни можности за филтрирање пред да се повика извештајот од „Книгата на должници“.
Извештајот соодветно ќе ги прикаже салдата на сите комитенти поединечно, како и сумарен преглед на износите.
Извештајот за „Промет по производи“ исто така овозможува следливост на промет на ниво на поединечни комитенти или на ниво на главен комитент (реализиран преку фактури кон подкомитенти), како и бројни други критериуми за избор, како би се добила информацијата за бараната комерцијална анализа.
Повеќе детали околу можностите кои се објаснети во овој текст може да погледнете во генералното упатство за програмот Helix на следниот линк: Корисничка Документација.