По завршување на тековната година, потребно е да се направи пренос на податоците во наредната година. За таа цел, во софтверот има автоматски процес на префрлање на почетната состојба. Пред пренос на почетната состојба препорачуваме кориснички да се направи копија на базата, преку систем – сервис на база – копија на база.
По креирањето на копијата може да се започне со постапката за префрлањето на податоците во наредната година. Постапката е по следните чекори:
1. За да се активира процесот, во годината која завршува, се клика на систем - почетна состојба – почетна состојба водич
Програмот автоматски води на вториот чекор:
Во овој дел, автоматски е запишана годината која изминува. Потребно е да се кликне на понатаму, за да продолжи процесот.
2.Следниот чекор е до панелот каде што се прикажани сите фирми со кои има работење во тековната година и кои би можело да се пренесат во наредната година:
Се позиционираме на фирмата која сакаме да ја префрлиме во наредната година и кликаме на понатаму.
3. Следен чекор е креирање на нова шифра за фирмата која ја префрламе во наредната година. Во полето Формирај нова шифра со фирма, се внесува новата шифра со која ќе работи новата фирма и да се кликне на копчето префрли. Доколку работењето на корисникот е во една база, тогаш потребно е да се отвори различна шифра од постоечката. По завршување на префрлувањето, кликаме на понатаму.
4. Следен чекор е панелот за префрлање на шифрарниците.
Првично, сите шифрарници се означени за пренос во наредната година.
Препораката е да се префрлаат само оние шифрарници со кои корисникот тековно работел, а останатите да се деселектираат.
Десно од опциите за шифрарниците, има кориснички упатства на каков начин функционира опцијата која корисникот
По завршување со изборот кој шифрарници сакаме да се префрлат, потребно е да се кликне на продолжи.
Можно е овој чекор да трае подолго, во зависност од податоците кои се внесени во шифрарниците. Додека се префрлаат шифрарниците, од десната страна се појавуваат две зелени линии кои го означуваат прогресот на префрлање на процесот.
По префрлањето на шифрарниците, следи префрлувањето на салдата:
Програмот ќе ги префрли оние салда кои се селектирани. Дополнително, со клик на опции, се отвораат дополнителни опции и корисникот има можност, согласно неговиот начин на работа, да одбере на кој начин сака да биде преносот на почетната состојба. Десно од начините на префрлање на салдата, има кориснички опис, секоја опција на каков начин функционира.
ФИНАНСОВО РАБОТЕЊЕ: во програмот има неколку начини на префрлање на почетната состојба.
ОБИЧНО: се подразбира префрлување на крајното салдо заклучно 31.12., во почетниот налог.
ОРГ. Ед.: подразбира префрлување на крајното салдо по организациони единици, во почетниот налог.
ИОС: подразбира префрлување на почетната состојба по отворени (ненаплатени) документи за секој од коминтентите.
По ИОС и ОЕ: подразбира префрлување на ненаплатените документи, по организациони единици, во почетниот налог.
По ИОС и ОЕ само аналитички конта: подразбира префрлување на ненаплатените документи, книжени на аналитички конта, по организациони единици.
МАТЕРИЈАЛНО: Со избирање на оваа опција, системот ќе ја префрли количината на залихата во материјалното работење заклучно со 31.12.претходната година. Во материјално – влез во наредната година, автоматски ќе се отвори калкулација ПОПИС, во која ќе биде префрлена целосната залиха.
-ДРУГИ ДОКУМЕНТИ: Доколку е штиклирана оваа опција, процесот ги префрла ненаплатените документи кои ќе ги забележи во материјално –> други документи –> влез/излез.
Залихата согласно 31.12. може да се префрли:
-За сите магацини истовремено
-За еден магацин
Постојат неколку начини за префрлање на залихата:
-ОБИЧНО: ја префрла количината на залиха во материјалното работење;
-СО СЕРИСКИ БРОЕВИ: се префрла количината на залиха, по сериски броеви;
-КОНСИГНАЦИЈА: наменска опција, ги префрлува количините <>0 за тип на калк. влезна/излезна фактура, испратница, парагон и повратница кои означуваат консигнација;
-СО ОЕ: се префрла количината на залиха, по организациони единици;
МАЛОПРОДАЖБА: Со избирање на оваа опција, системот ќе ја префрли количината на залихата во малопродажното работење заклучно со 31.12.претходната година. Во малопродажба - калкулации во наредната година, автоматски ќе се отвори калкулација ПОПИС, во која ќе биде префрлена целосната залиха.
Корисникот има можност да ги префрли и производите со 0 количина на залиха од старата во новата година. Оваа опција може да им послужи на оние корисници кои наместо да се враќаат во претходната година за да проверат кои производи ги немаат на залиха и треба да ги нарачаат, можат директно во новата година истото да го проверат.
Залихата во малопродажба може да се префрли на неколку начини:
-ОБИЧНО: ја префрла количината на залиха во малопродажното работење;
-СО СЕРИСКИ БРОЕВИ: се префрла количината на залиха, по сериски броеви;
-СО КОНСИГНАЦИЈА: наменска опција, ги префрлува количините <>0 за тип на калк. влезна/излезна фактура, испратница, парагон и повратница кои означуваат консигнација;
САЛДА ОД УСЛУГИ: Оваа опција ги префрла сите ненаплатени услужни фактури од материјално – услуги, како посебни калкулации по коминтенти.
САЛДА ОД МАТЕРИЈАЛНО: Во согласност од тоа што ќе се сетира,оваа опција ги префрла сите ненаплатени фактури од материјално – влез/излез.
Во материјално –излез/ материјално - влез: корисникот има можност да ги префрла документите збирно, по документи или воопшто да не ги префрли.
САЛДА ОД МАТЕРИЈАЛНО-АВАНСНИ ФАКТУРИ: Со оваа опција програмот ги префрла сите незатворени (ненаплатени) авансни фактури во материјалното работење заклучно 31.12. претходната година – во новата година.
МИГРАЦИЈА:
Важно е да се напомене дека пред активирање на процесот на миграција на податоци/плата, потребно е да се направи преносот на почетната состојба. По завршување на почетната состојба, повторно треба да се помине целосниот чекор за пуштање на почетна состојба, само што овој пат ќе бидат селектирани само миграциите.
МИГРАЦИЈА НА ПОДАТОЦИ: Доколку корисникот не е во можност да ја префрли почетната состојба, заклучно 31.12., по поминување на 01.01 новата година, програмот дава можност за внес на калкулации со датум од новата година. Миграцијата означува префрлање на калкулациите со датум од поновата година – директно во новата година.
Пр. Календарски изминува 2020 год, но корисникот, од свои причини, нема можност веднаш да направи пренос на почетната состојба во 2021. Затоа во програмот има можност во 2020 година, да внесува калкулации со датум 2021 година. По активирање на почетната состојба, за да се префрлат калкулациите со датум 2021 кои се направени во 2020 година, потребно е да се кликне на Миграција на податоците.
МИГРАЦИЈА НА ПЛАТА: Доколку корисникот не е во можност да ја префрли почетната состојба, заклучно 31.12., по поминување на 01.01 новата година, програмот дава можност за внес на пресметки на плата со датум од новата година. Миграцијата означува префрлање на платите со датум од поновата година – директно во новата година.
Пр. Календарски изминува 2020 год, но корисникот, од свои причини, нема можност веднаш да направи пренос на почетната состојба во 2021. Затоа во програмот има можност во 2020 година, да внесува пресметки на плати со датум 2021 година. По активирање на почетната состојба, за да се префрлат пресметките со датум 2021 кои се направени во 2020 година, потребно е да се кликне на Миграција на платата.
АОП ЗАВРШНА ПРЕСМЕТКА – Доколку има завршна пресметка, со селектирање на оваа опција, корисникот означува префрлање на АОП правилата за завршна сметка од претходната во наредната година.