Во ова поглавје ќе биде објаснет начинот на кој правилно се внесуваат податоците за соработници/комитенти со кои ќе се работи во идни записи во програмот.
Опцијата за внесување на нов комитент се наоѓа во менито означено како Шифрарници со избор на опцијата Комитенти.
Опцијата за креирање на нов комитент ќе се отвори кога ќе го избереме копчето Нов (ins) позиционирано на десната страна од екранскиот приказ или со притискање на копчето insert од тастатурата. На екранот ќе се појави прозорец како на сликата подолу:
Овој програм е прилагоден за работа на бројни фирми и институции од различни дејности. Заради тоа оставени се и бројни опции за внесување на специфичните карактеристики на секој комитент, согласно кои во иднина би можеле да добиете повратни информации од софтверот кои би Ви биле потребни.
Од сите предложени опции за дефинирање на комитентот, потребно е да изберете кои се релевантни за Вашето работење и да ги внесете само тие при првично дефинирање на комитентите.
Во продолжение следува опис на сите означени полиња на сликата погоре:
1.Првото поле е означено како шифра на комитент и во него предвидено е да се внесува податок за број кој ќе биде уникатен и секогаш поврзан со комитентот кој го креираме. Под овој број програмот понатаму го влече и препознава комитентот низ сите записи и извештаи (нешто слично на матичен број на комитентот).
Кориснички има три опции за креирање на овој запис.
-Првата е со притискање на F5 на тастатурата да дозволите да се генерираат редоследни броеви автоматски.
-Втората е рачно да впишете префикс и со притискање на F5 на тастатурата да отворите паралелни бројчаници кои ќе генерираат автоматски редоследни броеви согласно префиксот доделен на записот
-Третата е рачно да внесете број, при тоа имајќи на ум дека истиот мора да биде уникатен.
Над овој податок имате поле за увид на последната шифра употребена во програмот преку стандардниот бројчаник.
2.Второто поле е предвидено за рачно внесување на името на комитентот и овој податок би се влечел на идни излезни фактури кои би ги издавале кон овој комитент. Под ова поле оставено е поле за внесување на Дополнително име кое може да го искористите доколку имате потреба од дообјаснување на називот на комитентот.
3.Во третото поле треба да се внесе адресата на комитентот за да може податокот да се повлече на идните излезни фактури издадени кон истиот согласно законските прописи. Доколку внесувате податок фиксно за Добавувач ова поле го пополнувате доколку сакате да имате интерна евиденција за адресата.
4.Во полето обележано со четири се внесува местото на кое е регистрирана горенаведената адреса (пр. Куманово) и дополнително од десната страна има поле во кое е предвидено да ја внесете шифрата на организационата единица во која овој комитент би се користел. Овој податок го внесувате само доколку целокупното работење Ви е организирано по организациони единици и сакате да го ограничите работењето со овој комитент само за во една од нив.
5.Во петтото поле предвидено е доколку сакате да внесете телефонски број за контакт на овој комитент. Внесувањето на овој податок Ви нуди поволности за понатамошно олеснето работење со повикување на извештај за листа на комитенти со телефонски броеви или лоцирање на некој специфичен број со позиционирање на комитентот во шифрарникот. Под ова поле има опција да внесете и дополнителен телефонски број доколку имате потреба за тоа.
6.Во шестото поле предвидено е да ја внесете жиро сметката на комитентот заради увид и брзо лоцирање на истата кога би Ви била потребна во иднина (на пр. за да уплатите по фактура). Дополнително под ова поле имате опција за внес на уште една жиро сметка.
7.Седмото поле служи за рачен внес на Матичниот број на комитентот.
8.Осмото поле служи за рачен внес на Даночниот број на комитентот. Овој податок може да се влече и на идните излезни фактури издадени кон овој комитент.
9.Ова поле служи за рачен внес на податокот за Банка депозитор на овој комитент.
10.Во ова поле се внесува процентуален износ на рабат кој би сакале фиксно да биде пресметан на секој излезен документ издаден кон овој комитент.
11.Во ова поле се внесува шифрата на магацинот за кој би сакале да го ограничите работењето со овој комитент доколку за истото имате потреба.
12.Во дванаесетто поле потребно е да внесете Дистрибутер кој фиксно би се предлагал од програмот секогаш кога ќе креирате излезен документ за овој комитент. Истиот може да го одберете од шифрарникот на дистрибутери до кој може да пристапите со внесување на точка и притискање на ентер. Од тука со позиционирање на избраниот дистрибутер и притискање на ентер тој ќе се повлече во полето. А доколку ја знаете шифрата на дистрибутерот на памет можете и да ја вметнете директно во првото поле па називот автоматски ќе се повлече во тоа поле до него.
13.Во ова поле може да одберете во кои групи за сметководствена евиденција сакате да припаднат сите записи кои би се евидентирале кон/од овој комитент. Нив можете да ги изберете од паѓачките менија и потребно е да се бираат само доколку користите групи во сметководствената евиденција.
14.Во ова поле оставена Ви е можност да одберете град и продажно место во кое сакате да го ограничите работењето со овој комитент. Истите се избираат од соодветните предефинирани шифрарници или директно се впишува шифрата под која се отворени во софтверот во првото поле, доколку ја знаете на памет.
15.Во полето обележано со петнаесет имате можност да изберете дали со овој комитент имате активна соработка или не сакате да Ви се предлага за избор при креирање на идни записи. Истото го правите со обележување на полето пред саканата опција. Кај сите новокреирани комитенти, програмот ќе предложи да биде одбрана опцијата Активен.
16.Во ова поле имате можност да одберете статус на соработникот кој го внесувате доколку сакате да го ограничите само за влезни или само за излезни калкулации. Тоа го правите со обележување на полето пред саканиот статус. Програмот дифолтно е сетиран да подразбира дека соработникот би можел да се користи во секакви записи.
17.Во ова поле можете да означите на кој начин ќе се врши плаќањето кон/од овој соработник доколку сакате да ја ограничите соработката само на еден начин на плаќање. Во спротивно нема потреба да селектирате ниедна од овие опции.
18.Во ова поле потребно е да се внесе шифрата на носечкиот комитент кај кој би сакале да се евидентира долгот само доколку комитентот кој сега го внесувате е подкомитент.
19.Ова поле е предвидено за внес на фиксен рок за плаќање на фактурите кој автоматски ќе се повлекува како предлог рок за плаќање на сите идни записи.
20.Во полето обележано со дваесет имате опција да внесете неколку дополнителни податоци кои се од информативен карактер за соработникот, како и да обележите дали за овој комитент има актуелен судски спор или ослободување од ДДВ. Со соодветен избор може и да прецизирате дали се работи за соработник кој е физичко или правно лице.
Во истиот овој прозорец, на располагање се оставени и бројни дополнителни опции за додефинирање на условите за соработка со овој комитент. Поважните и почесто употребувани опции се наоѓаат во табот Дистрибуција кој е позициониран на горниот дел од прозорецот. Со избор на овој таб ќе се појави прозорец како на сликата подолу:
Следува детален опис за обележаните полиња на сликата погоре:
1.Во првото поле треба да се стави нумерички податок за максималниот број на ненаплатени ф-ри над кој програмот би Ве предупредувал дека е достигнат, кога би се обиделе да фактурирате кон овој комитент.
2.Во второто поле треба да се стави податок за максимален дозволен долг над кој програмот би Ве предупредувал дека е достигнат, кога би се обиделе да фактурирате кон овој комитент.
3.Во третото поле треба да се стави податок за максимален број на денови на доцнење на наплата над кој програмот би Ве предупредувал дека е достигнат, кога би се обиделе да фактурирате кон овој комитент.
4.Во четвртото поле потребно е да се избере соодветниот ценовник кој фиксно би се повикувал секогаш кога ќе генерирате излезен документ кон овој комитент. Потребно е претходно да е дизајниран саканиот ценовник во Шифрарникот за ценовници (како што е опишано во упатството за ценовници) и истиот да се повика со внесување на шифрата на ценовникот или внесување на точка и enter за да се прикаже шифрарникот на ценовници па да се избере саканиот од листата.
5.Во петтото поле оставена е опцијата да изберете кој вид на комитент го внесувате од предложените во паѓачкото мени.
6.Во шестото поле имате можност да внесете податок за возач кој фиксно би се прикажувал секогаш кога ќе се фактурира кон овој комитент. За да изберете возач потребно е претходно да е внесен во Шифрарникот за возачи и истиот да се повика со внесување на шифрата на возачот или точка и enter за да се прикаже шифрарникот на возачи па да се избере саканиот од листата.
Доколку не сакате да се зачуваат податоците кои сте ги внеле ја избирате опцијата Излез (Esc) или го притискате копчето Esc на тастатурата.
За да се зачуваат податоците кои сте ги внеле потребно е да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата.
Истите тие ќе се евидентираат во горниот дел од екранскиот приказ и Ви стојат на располагање за менување или бришење согласно Вашите потреби.
За менување потребно е да се позиционирате на соодветниот комитент и да одберете Промена (ent) или enter на тастатурата, да ја направите соодветната промена и да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата за зачувување на промената.
За бришење потребно е да се позиционирате на соодветниот комитент и да одберете Бришење(Del) или Delete на тастатурата, и да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата. Имајте на ум дека софтверот нема да дозволи бришење на комитент кој е веќе составен дел на други влезно/излезни калкулации заради тоа што со негово бришење би се сменила целосната слика од работењето. Доколку имате потреба од бришење на некој комитент потребно е истиот да не е застапен во ниеден запис од тековната година.
Во горниот лев агол стандардно имате на располагање и дополнителни опции наредени во паѓачки менија, кои можете да ги користите доколку имате потреба за тоа.