Во ова поглавје ќе биде опишана постапката за креирање на денарски излезни документи во магацинското работење.
За празнење на магацините од соодветни залихи потребно е да се креираат калкулации во материјално/излез.
Со избор на опцијата излез од паѓачкото мени во материјално се отвара прозорец за избор на магацин во кој сакаме да креираме запис.
Со избор/enter се влегува во соодветниот магацин.
Опцијата за креирање на нова калкулација ќе се отвори кога ќе го избереме копчето Нов (ins) позиционирано на десната страна од екранскиот приказ или со притискање на копчето insert од тастатурата.
За да се креира една излезна калкулација неопходно е да се пополнат два прозорци од кои во првиот се пополнуваат генералните податоци на калкулацијата а во вториот се внесуваат ставките/производите кои се нејзината содржина.
Првиот прозорец изгледа како на сликата подолу:
Секое поле е обележано со податокот кој треба да се внесе во него.
Дифолтно сетирано е калкулацијата да биде денарска но доколку има потреба со избор на извозна истата ќе се евидентира како таква.
Креирањето на извозни калкулации, во детали е опишано во дополнително поглавје.
Подолу имате детален опис за секое од обележаните полиња под соодветниот број.
1. Првото поле, каде и ќе биде поставен курсорот по отворање на овој прозорец, е полето обележано со Калкулација број.
Во ова поле се внесува бројот под кој оваа калкулација ќе биде понатаму евидентирана низ сите извештаи и записи во софтверот (нешто слично на матичен број на записот).
Кориснички има три опции за креирање на овој запис.
-Првата е со enter да дозволите да се генерираат редоследни броеви автоматски.
-Втората е рачно да впишете префикс и со enter да отворите паралелни бројчаници кои ќе генерираат автоматски редоследни броеви согласно префиксот доделен на записот
-Третата е рачно да внесете број, при тоа имајќи на ум дека истиот мора да биде уникатен.
Додавањето на префикс би можело во иднина да помогне за полесно лоцирање и филтрирање по одреден тип на документ кој префиксот би го означувал.
2. Второто поле обележано со Орг.ед.(ОЕ) го пополнуваат само фирмите кај кои работењето е поделено по организациони едници со избор на соодветната организациона единица од Шифрарникот во кој истите се предефинирани. Истиот се отвара за избор со внесување на точка (.) и притискање на enter или директно се внесува шифрата на организационата единица доколку истата ја знаеме на памет.
Ако работењето не е поделено по организациони едници, полето само се прескокнува со enter и се остава празно.
3. Третото поле кое е обележано како Налог служи за внесување на финансовиот налог во кој би сакале овој запис да биде автоматски искнижен.
Полето се пополнува со бројот на налогот кој е претходно креиран во модулот за финансово работење. Со точка (.) и enter може да се отворат сите отворени налози за да се избере посакуваниот, доколку не го знаеме на памет, или пак да се отвори нов.
4. Четвртото поле обележано како Во продавница го пополнуваме со бројот на продавница, отворена во софтверот, кон кој го упатуваме овој документ, само доколку истиот има потреба да се испрати во некоја од продавниците. Во спротивно го оставаме празно.
5. Петтото поле обележано како Во магацин го пополнуваме со бројот на магацин, отворен во софтверот, кон кој го упатуваме овој документ, само доколку истиот има потреба да се испрати во некој од магацините. Во спротивно го оставаме празно.
6. Шестото поле е предвидено за внесување на теркот за автоматско прокнижување на калкулацијата. Доколку го знаеме на памет, само го внесуваме бројот со кој теркот е означен, а ако сакаме да го избереме од листата на предефинирани теркови, внесуваме точка (.) и enter со што листата ќе се отвори и со позиционирање на саканиот терк и избор со enter, софтверот автоматски ќе го пополни полето.
7. Седмото поле означено како Производство, Ви нуди опција да изберете дали ќе подготвувате производна калкулација или не. Дифолтно сетирано е калкулациите да не се производствени па не мора воопшто да менувате нешто во тоа поле доколку немате намера да вршите производство.
8. Осмото поле обележано како Комитент е за избор на комитентот/соработникот за кој го креираме излезниот документ. Со внес на шифрата на комитентот следното поле автоматски ќе се пополни со неговиот назив а доколку таа не ни е позната со стискање на копчето F8 на тастатурата, ќе се отвори шифрарникот на комитенти од каде ќе можеме да го избереме истиот.
Пребарувањето во шифрарникот можеме да го извршиме со активирање на локаторот, со притискање на space bar на тастатурата и внесување на дел од називот на комитентот. Потоа се позиционираме на него и притискаме enter за комитентот да се повлече во калкулацијата.
Под ова поле има уште едно поле обележано како Комитент носител кое автоматски ќе се пополни со податок доколку е назначен комитент носител (за фактурирање) во шифрарникот на комитенти. Во спротивно ќе остане празно и како главен комитент ќе остане оној кој првично сте го повлекле од шифрарникот.
9. Деветтото поле служи за внесување на датумот на ф-ра или документ, како што и е назначено.
Полето под него означено со Валута служи за внесување на датумот на валута или рок за плаќање. Доколку се пополни полето означено со Рок за наплата, позиционирано на десната страна од прозорецот, со соодветниот број на денови за уплата, полето за датум на валута автоматски ќе се пресмета и пополни со соодветниот податок.
10. Десеттото поле е предвидено за внес на бројот на документ или фактура која ја креираме. Притоа слично како кај полето за број на калкулација , оставени се три опции за генерирање на тој број.
-Првата е со притискање на F5 на тастатурата да дозволите да се генерираат редоследни броеви автоматски.
-Втората е рачно да впишете префикс и со притискање на F5 на тастатурата да отворите паралелни бројчаници кои ќе генерираат автоматски редоследни броеви согласно префиксот доделен на записот
-Третата е рачно да внесете број.
Додавањето на префикс би можело во иднина да помогне за полесно лоцирање и филтрирање по одреден тип на документ кој префиксот би го означувал.
11. Единаесеттото поле служи за внесување на бројот на испратница доколку документот кој го внесуваме е од тој тип. На сличен начин како и во полето за број на документ со притискање на F6 на тастатурата, може да користите генератор за следен редоследен број, со или без префикс., или рачно да си внесете број на испратница.
12. Дванаесетото поле служи за внесување на архивски број на документите доколку сетирањето за истото е активно и имате потреба од тоа. Архивскиот број ќе се генерира автоматски зависно од тоа како ќе го сетирате програмот во менијата за системски сетирања.
13. Полињата обележани со тринаесет служат за избор на ценовник кој би бил валиден на ниво на калкулација.
Програмот Ви нуди две опции за имплементација на официјалните ценовници во содржината на калкулацијата.
Во горното поле се сетира ценовникот кој влече податоци од внесените продажни цени во полињата предвидени за тоа при дефинирање на самиот производ во шифрарникот на производи. При тоа имате опција да наведете до 9 различни цени за еден ист производ и со промена на ова поле да одберете која од тие цени сакате да се повлече во овој запис. На пример со внесување 12, на програмот му давате наредба да ја земе цената од првото поле во шифрарникот и таа да ја смета како цена без вкалкулиран ДДВ. Со внесување на 31, барате да се повлече цената од третото поле и да се смета дека таа е цена со вкалкулиран ДДВ. Значи првата цифра го повикува соодветното поле и цената од деветте кои Ви стојат на располагање во шифрарникот на производи а втората означува дали таа цена е со вкалкулиран ДДВ или не е (доколку е со вкалкулиран ДДВ внесувате 1, а во спротивно внесувате 2).
Во долното поле можете да повлечете предефиниран ценовник од веќе подготвените во менито за креирање на ценовници во шифрарниците. Истиот тој ценовник може и автоматски да се повлекува секогаш кога се издава документ кон одреден комитент, доколку кога го дефинирате комитентот во шифрарникот за комитенти му го прикачите соодветниот ценовник. Ова е подетално објаснето во поглавјето за објаснување на шифрарниците.
Со избор на било која од овие опции програмот ќе Ви понуди продажна цена за производите, која Вие кориснички ќе имате опција да ја промените, доколку има потреба од тоа.
14. Четиринаесеттото поле е всушност паѓачко мени кое се отвара доколку кликнете на стрелката од десно. Во ова мени понудени Ви се повеќе опции за да го обележите овој запис, доколку сакате, за полесно филтрирање, повикување на извештаи и лоцирање на истиот во иднина.
Истото може да го видите и на сликата подолу.
За да го обележите како Фактура на пример, потребно е да се позиционирате на зборот и да притиснете enter на тастатурата.
15. Во петнаесеттото поле оставена Ви е опција овој запис да го обележите како извозна фактура. Доколку сакате да подготвите извозна фактура потребно е да ги пополните и полињата позиционирани под ова поле, а обележани со курс и валута, во кои ќе ги внесете податоците за странската валута која се користи на извозниот документ и за курсот по кој таа се пресметува. Поставено е и поле за вметнување на бројот на Извозна Царинска Декларација и истото е обележано со ИЦД и е опционално за пополнување.
16. Во полето обележано со број 16 се вметнува податокот за Дистрибутер кој се користи за оваа излезна калкулација, само доколку имате вклучено сетирање за работа со дистрибутери. Во спротивно полето се остава празно.
17. Како дополнителна опција оставено е полето за напомена кое може да Ви послужи за впишување на некоја напомена која би сакале да се испечати на излезната фактура.
18. Во долниот десен агол од прозорецот имате опција да внесете само салдо при креирање на овој запис, без притоа да повлечете производи од лагер. Доколку сакаме да евидентираме само салдо како долг, без притоа да внесеме содржина на калкулацијата ја избираме опцијата Салдо/Да и ќе се отвори дополнително поле во кое ќе го внесеме потребниот износ.
Останатите опции на овој прозорец се отворени за специфични записи. На пр. може да наведете начин на плаќање, град, продажно место, број на работен налог, дополнителни трошоци за производство или прилог кој е релевантен за овој документ.
При пополнување на овој прозорец задолжителни се само полињата за број на калкулација, налог и терк (доколку не се користи опција за ограничен магацински внес), По документ (бр. на ф-ра) и датум. Сите останати полиња се пополнуваат по желба и потреба.
Доколку не сакате да се зачуваат податоците кои сте ги внеле ја избирате опцијата Излез (Esc) или го притискате копчето Esc на тастатурата.
За да се зачуваат податоците кои сте ги внеле потребно е да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата.
Доколку одберете да се зачуваат податоците, софтверот ќе Ве одведе до следниот прозорец во кој треба да ги изберете соодветните записи од кои се содржи излезниот документ (производи, услуги итн.) Тој прозорец изгледа како на сликата подолу:
Курсорот ќе биде поставен и спремен во прозорецот доле лево на екранот за да почнете со внес на производи во самата калкулација. Тој прозорец одблиску изгледа вака:
Во продолжение следува детален опис на обележаните полиња:
1. Првото поле, каде и ќе биде поставен курсорот по отворање на овој прозорец, е полето обележано со Шифра.
Во ова поле се внесува шифрата на производ која ја продавате, доколку ја знаете на памет и автоматски ќе се повлечат називот на истиот и единечната мерка со која се евидентира во полињата до ова поле. Доколку не ја знаеме шифрата на производот на памет го отвараме шифрарникот на производи со внесување на точка (.) и притискање на enter.
Пребарувањето во шифрарникот можеме да го извршиме со активирање на локаторот, со притискање на space bar на тастатурата и внесување на дел од називот на производот. Потоа се позиционираме на него и притискаме enter за производот да се повлече во калкулацијата.
Доколку овој производ се уште не е внесен во шифрарникот на производи можете да го внесете и од овде, со следење на чекорите за внес на нов производ опишани во соодветното упатство. Откако ќе го внесете потребно е да се позиционирате на него и со enter да го повлечете во калкулацијата која ја изработувате.
2. Второто поле обележано со Тарифа автоматски ќе се пополни со тарифата со која производот е заведен во Шифрарникот на производи, меѓутоа оставена е опцијата истата рачно да се менува на ниво на запис доколку за тоа има потреба во специфични случаи.
3. Третото поле треба да се пополнува само во ситуации кога креираме одобрение и во тој случај се внесува соодветниот број на одобрението.
4. Четвртото поле е обележано како Количина треба да се пополни со соодветниот податок за количината која ја изнесуваме од лагер со оваа калкулација.
5. Петтото поле е предвидено за внесување на продажната цена на производот. Истата можеме да ја внесеме во полето со или без данок и автоматски да се пресмета во другото поле. Доколку софтверот е сетиран да влече предлог продажна цена од некој ценовник истата автоматски ќе се повлече во овие полиња, со опција да се промени по потреба.
6. Полето означено со Рабат е за да внесеме одреден процент на рабат во калкулацијата доколку сакаме да го издадеме. Истото автоматски ќе се пополни доколку сетираме генерален рабат на ниво на цела калкулација а можеме и поединечно да го доделиме на селектирани производи.
7. Во полињата означени со седум може да видиме податоци од претходни записи кои програмот ги дава на увид од информативни цели.
8, Како дополнителни се понудени и опциите за обележување на кој тип на производ внесуваме, рачен внес на фиксна набавна цена, да се внесе некоја забелешка и да се обележи кој тип на услуга се набавува.
Долу во опциите понудена Ви е и опција за увид на материјалната картица на конкретниот производ, со избор на копчето обележано како Материјална картица.
Доколку не сакате да се зачуваат податоците кои сте ги внеле ја избирате опцијата Излез (Esc) или го притискате копчето Esc на тастатурата.
За да се зачуваат податоците кои сте ги внеле потребно е да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата.
Со зачувување на податоците софтверот автоматски ќе отвори уште еден идентичен прозорец за да продолжите со внес на производи во содржината на калкулацијата и цело време ќе продолжи да отвара додека не кликнете Излез (Esc) или го притискате копчето Esc на тастатурата два пати со што потврдувате дека сте завршиле со внес на записи.
Истите тие ќе се евидентираат во горниот дел од екранскиот приказ и Ви стојат на располагање за менување или бришење согласно Вашите потреби.
За менување потребно е да се позиционирате на соодветната ставка и да одберете Промена (ent) или enter на тастатурата, да ја направите соодветната промена и да го изберете копчето Во ред(F9) или да притиснете F9 на тастатурата.
За бришење потребно е да се позиционирате на соодветната ставка и да одберете Бришење(Del) или Delete на тастатурата, и да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата.
Истите овие опции Ви стојат на располагање и за претходниот прозорец со генералните податоци на калкулацијата. До него може да стигнете со притискање на Излез (Esc) или со притискање на копчето Esc на тастатурата.
Доколку повторно имате потреба да влезете во содржината на одредена калкулација се позиционирате на истата и ја одбирате опцијата Содржина (F10) или притискате F10 на тастатурата.
За да додадете нов запис ја активирате стандардната опција за внесување на нов запис во софтверот со избор на копчето Нов (ins) позиционирано на екранскиот приказ или со притискање на копчето insert од тастатурата.
За пребарување и лоцирање на некој излезен документ на главниот екран во материјално/излез можете да ја искористите опцијата филтер (F12) позиционирана на копче во долниот лев агол на екранот или само да притиснете F12 на тастатурата. По избор на оваа опција ќе се отвори прозорец како на сликата подолу:
Со соодветно пополнување на полињата во филтерот лесно можете да стигнете до бараниот податок. Потребно е само да изберете по кој од предложените критериуми сакате да го лоцирате документот или филтрирате одредена селекција и да го изберете копчето Во ред (F9) или да притиснете F9 на тастатурата..
Секако секогаш Ви стои на располагање опцијата да ги побарате рачно со скролање низ листата на документи.
И овде, како и на многу други места во софтверот, Ви стојат на располагање стандардните опции за масовно селектирање, деселектирање, прекнижување, отклучување и заклучување на калкулации.
Дополнително во паѓачките менија поставени во левиот горен агол има дополнителни опции кои се користат во специфични ситуации а дел од нив се и подетално објаснети во наредните поглавја.