Денес, се поголема е потребата за дигитализација на деловните процеси во модерното деловно опкружување. За да одговориме на овие барања и да го подобриме HELIX, воведовме опција за дигитален потпис на фактура. Оваа функција ќе овозможи побрзо, поефикасно и посигурно управување со фактурите, што е клучно за зголемување на продуктивноста и заштита на податоците.
Потреба за воведување на опција за дигитален потпис
- Ефикасност и брзина: Дигиталните потписи значително го намалуваат времето потребно за обработка и одобрување на фактурите, елиминирајќи ја потребата за физички присуство или испраќање на фактури по пошта.
- Намалување на трошоци: Употребата на дигитални потписи ја намалува потребата за печатење, чување и испраќање на хартиени фактури, што води до значителни заштеди на трошоци.
- Безбедност: Дигиталните потписи обезбедуваат високо ниво на сигурност преку користење на криптографски методи за верификација на автентичноста и интегритетот на потпишаните фактури.
- Правна валидност: Дигиталните потписи имаат правна важност според законодавството на Македонија, што овозможува легално обврзувачки фактури.
Законска регулатива во Македонија
Во Македонија релевантните Закони за електронско потпишување на фактури ги уредуваат условите под кои дигиталниот потпис на фактура е признаен како правно валиден и обврзувачки, вклучувајќи:
- Електронска идентификација: Поставување на стандарди за електронска идентификација кои овозможуваат безбедно и доверливо потпишување на фактури.
- Доверливи услуги: Регулирање на услугите кои се поврзани со издавање и верификација на дигиталниот потпис.
- Правна сила: Признавање на дигиталниот потпис како правно еквивалентни на рачно потпишаните фактури, под услов тие да бидат издадени и верифицирани според законските прописи.
Со имплементацијата на опцијата за дигитален потпис во HELIX, нашите корисници ќе имаат можност за побрзо и поефикасно управување со нивните деловни процеси, при што ќе бидат усогласени со релевантната законска регулатива во Македонија.
Упатство за имплементација на дигитален потпис во HELIX
Поставување на сертификат за дигитален потпис
Најпрво што ќе треба да направите е да го поставите Вашиот важечки дигитален сертификат за фирмата за која се однесува. Истото можете да го направите во HELIX преку менито Фирма -> Избор на фирма со притискање на копчето за Промена.
Се избира вториот таб Дополнителни податоци и во него како што се гледа на слика 1 се избира табот Дигитален потпис.
- Во полето Патека се внесува Вашиот дигитален формат со повикување на фајлот со екстензија .pfx.
- Во полето Лозинка се внесува лозинката на дигиталниот сертификат. Препорачуваме ова да го направи лицето кое го поседува овој сертификат. Лозинката е заштитена и невидлива за другите корисници на
- Во полето Патека за снимање PDF се поставува локацијата на која сакате да Ви се зачувуваат дигитално потпишаните фактури. Ако ова поле го оставите празно, при секое потпишување на фактура, HELIX ќе Ве прашува за локација на која сакате да ја зачувате фактурата.
Да напоменеме дека овие опции за поставување на дигиталниот сертификат се видливи само за корисникот кој е администратор во HELIX.
Поставување на привилегии на корисник за користење на Дигитален потпис во HELIX
Следниот чекор кој треба да го направите е поставување на привилегии за дозвола на користење на дигиталниот потпис на оние корисници кои ќе имаат дозвола дигитално да потпишуваат фактури.
Во менито Систем –> Корисници го избирате корисникот на кој сакате да му доделите привилегија за дигитално потпишување на фактурите.
Го избирате табот Општо и во долниот лев агол можете да ги видите опциите за доделување на привилегии за користење на дигитален потпис за корисникот.
- Со штиклирање на опцијата Користење на дигитален потпис на корисникот му се овозможува да користи дигитален потпис на фактура
- Со штиклирање на опцијата Промена на лозинка на корисникот му се овозможува самиот да ја менува лозинката која се користи интерно во HELIX за дигитално потпишување на фактурите. Да напоменеме дека оваа лозинка е различна од лозинката на дигиталниот сертификат и оваа лозинка е препорачливо да биде различна за секој корисник кој има дозвола за користење на дигитален потпис.
- Со притискање на копчето Внеси лозинка за корисник се отвора нов прашалник, каде може да ја дефинирате лозинката за корисникот.
Дигитално потпишување на една фактура
Кога имате потреба дигитално да потпишете само една фактура во Материјално –> Излез позиционирајте се на фактурата и притискате на копчето Содржина.
Ако сакате дигитално да ја потпишете избраната фактура ја селектирате опцијата DS (Digital Signature) и притискате на копчето Фактура, по што ќе Ви се појави следната нова форма:
Тука во полето за потпис внесете ја лозинката која Ви е доделена за користење на опцијата за дигитален потпис и притиснете на копчето Потпиши. Во соодветната локација која сте ја дефинирале ќе се креира PDF податотека за дигитално потпишаната фактура.
Во случај ако не ја штиклирате опцијата DS (Digital Signature), ќе продолжите со печатење на обична фактура на досегашниот начин на печатење на фактури во HELIX.
Ако сакате да ја промените лозинката за потпишување ја повикувате опцијата Промени лозинка и ја добивате следнава форма каде во десниот дел можете да ја промените Вашата лозинка со внесување на старата лозинка и внесување на нова лозинка и нејзино потврдување:
Дигитално потпишување на повеќе фактури
Во случај да имате потреба за масовно потпишување на повеќе фактури во HELIX, во Материјално –> Излез ги селектирате фактурите кои сакате дигитално да ги потпишете и ја избирате следната опција:
После повикување на опцијата Масовно печатење на фактури (селектирани) без приказ, ќе ви се појави следната нова форма:
- Во полето за лозинка ја внесувате лозинката што Ви е доделена за користење на дигитален потпис
- Со притискање на копчето Потпиши се креираат соодветни PDF податотеки со дигитално потпишани фактури за сите селектирани фактури.
- Во случај на притискање на копчето Без дигитален потпис се креираат соодветни PDF податотеки за фактурите но истите не се дигитално потпишани.
- Копчето Излез се користи за откажување на оваа операција.
- Во случај да сакате да ја промените лозинката за потпишување ја притискате опцијата Промени лозинка и ја добивате следнава форма каде во десниот дел можете да ја промените Вашата лозинка со внесување на старата лозинка и внесување на нова лозинка и нејзино потврдување:
За дополнителни прашања и информации, Ве молиме да се обратите до нашиот тим за корисничка поддршка.